Eğitim Alma Hareketliliği (Giden Personel)

Giden Personel Genel Bilgiler

Eğitim alma hareketliliğinin hedefleri
Faydalanan kisilerin bilgi ve tecrübe aktarımı ile öğrenmelerine ve pratik beceriler edinmelerine imkan vermek,
Faydalanan kisilerin farklı bir kurumun deneyim/iyi uygulamalarınıö ğenmelerine ve mevcut isleri için gerekli becerileri gelistirmelerine imkan vermek.
Eğitim alma faaliyeti kapsamında dil eğitimi alınması, seminer ve konferanslara katılım sağlanması mümkün olabilmektedir.
Personel Eğitimi Hareketliğine Katılabilme Şartları
1. EÜB sahibi bir yükseköğretim kurumunda öğretim elemanı, yönetici, idari personel olunması ya da işletmede personel olunması,
2. Üniversiteler arası anlaşmanın olması (üniversite ile işletme arasında anlaşma gerekmemektedir),
3. Hem gönderen hem de misafir olunan kurum tarafından kabul edilen bir iş planının (work plan) olması (İş planı taraflarca imzalanmış olmalı ve en azından gerçekleştirilecek programın genel amaç/hedeflerini, içeriğini ve beklenen sonuçlarını içermelidir)

NOT: İşletmeden yükseköğretim kurumuna personel hareketliliği durumunda, yükseköğretim kurumunun işletmenin personeline daveti gerekmektedir

Giden Personel Gitmeden Önce Yapılacak İşlemler

İş Planı & Davetiye Mektubu
Çalışma programı ve tarihler üzerinde karşı kurum ile anlaşıldıktan sonra “Working Plan” (İş Planı) formu doldurulur. Bu form, gidecek personel, Trakya Üniversitesi Erasmus Kurum Koordinatörü ve karşı kurum koordinatörü tarafından imzalanmalıdır. Bu formun imzalı nüshası ile birlikte karşı kurumdan alınan davet mektubu Erasmus Ofisi’ne verilecektir. Davetiye mektubu personelin karşı kurumda bulunacağı tarihleri içeren onaylı bir belgedir.
Pasaport & Vize
Gidilecek ülke için vize almak gerekebilir ve her ülkenin vize koşulları farklıdır. Bu nedenle ilgili ülkenin Konsolosluğuna ya da Büyükelçiliğine başvurulması gerekir. Bazı durumlarda vize almak aylar sürdüğünden vize için erken başvurmak çok önemlidir. Vize almak için T.Ü.’den Letter of Confirmation mektubu ve gideceğiniz kurumdan gönderilen Davetiye Mektubu (Yolculuk ve Seyahat Sigortası) gerekebilir. Ayrıca her ülke konsolosluğu kendi kurallarına göre çeşitli belgeler istemektedir. Konsolosluklara başvurarak gerekli belgeleri öğrenmeniz gerekmektedir.
Seyahat-Sağlık Sigortası
Personelin gitmeden önce, seyahat ve orada kalacağı dönemi kapsayan sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bu sigorta vize işlemleri sırasında da gerekli olmaktadır. Öncelikle gidilecek ülkenin Konsolosluğu ile irtibata geçip ne tür bir sigorta istedikleri öğrenilmelidir. Vize için zaman zaman farklı koşullarda sigorta istenmektedir.
Vize için gerekli olmasa da seyahat, sağlık sigortası yaptırılması yurt dışında bulunduğunuz süreçte korunur olmanız açısından gereklidir. Bir fotokopisi gitmeden önce Erasmus Ofisi’ne bırakılmalıdır.

Banka Hesabı
Ziraat Bankası Edirne Şubesi’nde Euro hesabı açtırılmalıdır. Banka hesabı açtırırken nüfus cüzdanı ve ikametgah belgesi istenmektedir.
Hibe Sözleşmesi
Personelin evrakları alındıktan sonra Erasmus Birimi tarafından “Hibe Sözleşmesi” hazırlanır ve gidecek personel ile kurum koordinatörü tarafından imzalanır. Hareketlilik gerçekleşmeden en az 2 hafta önce sözleşmenin imzalanmış olması gerekmektedir.


Giden Personel Dönüşte Yapılacak İşlemler

Çalışma Planı ve Kabul Mektubu
Gitmeden önce karşı kurumdan talep ettiğiniz bu belgeler orijinal değilse, hareketlilik dönüşü bu belgelerin orjinallerini 2’şer nüsha ve karşı kurumdan imzalı olmak üzere alınız. Dönüşte Erasmus Ofisi’ne getiriniz.
Katılım Sertifikası
Gidilen kurum tarafından onaylı Katılım Sertifikası (Certificate of Confirmation) belgesi alınmalıdır. Bu belge, eğitim alınan üniversiteden onaylatılan, içeriğinde çalışma saati sayısı ve tarihlerin yazılı olduğu, imzalı bir belgedir. Dönüşte Erasmus Ofisi’ne getiriniz.
Eğitim Alma Hareketliliği Rapor Formu
Eğitim Alma Hareketliliği Rapor Formu’nu eksiksiz doldurunuz. (Gerekli dokümanlar bölümünde yer almaktadır) Bir çıktısını alarak Erasmus Ofisi’ne getiriniz.
Pasaport Fotokopisi
Pasaportunuzdaki yurt dışına giriş çıkış tarihlerini gösteren sayfaların fotokopisini Erasmus Ofisi’ne getiriniz.


Giden Personel Hibeler

Eğitim alma hareketliliğinden faydalanan personele Merkez tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde günlük/haftalık hibe ödemesi ile seyahat giderlerine destek olacak şekilde (400 €’ya kadar olan uygun seyahat giderlerinin tamamı, 400 €’yu asan bölümün ise %50’si oranında) bir ödeme yapılır.
Eğitim alma hareketliliğinden faydalanan yükseköğretim kurumu personelinin hak ettiği hibenin hesaplanması personelin kendi yükseköğretim kurumu tarafından, Merkez tarafından belirlenen hibe hesaplama kuralları çerçevesinde yapılır.
Eğitim alma hareketliliğinden faydalanan personele verilen hibe katkı niteliğinde olup; yurtdışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir. El kitabında belirtilen ödeme kalemleri dışındaki harcamalar yararlanıcıya aittir.
Hibe hesaplamaları sonucunda elde edilen ondalıklı hibe miktarlarının ödeme işlemlerinde yarattığı sıkıntılar nedeniyle, yapılan hesaplamalar neticesinde ortaya çıkan ondalıklı hibe miktarlarının ondalık kısım dikkate alınmaksızın ödenmesi mümkündür (1030,71 € yerine 1030 € ödenmesi ya da 2234,28 € yerine 2234 € ödenmesi gibi). Virgülden sonra gelen bölümün ödenip ödenmeyeceği konusundaki karar yükseköğretim kurumuna bırakılmıştır.
Eğitim alma hareketliliğinden faydalanacak personel ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanacak sözleşmede yer alacak toplam hibe miktarı taraflarca onaylanmış iş planı ve tahmini seyahat gideri dikkate alınarak belirlenir.
Eğitim alma hareketliliği faaliyetinden faydalanan personelin sözleşmesinde yazan toplam hibenin ödemesi 2 taksitte yapılır. İlk ödeme belirlenen toplam hibenin %80’i oranında yapılır.
Yükseköğretim kurumu mümkün olan durumlarda, Komisyon tarafından ödenen hibelerin Merkeze ulaşması ve Merkez’in de yüklenici kuruma bu hibeyi aktarması şartı ile yararlanıcıya faaliyet dönemi başlamadan veya yurt dışına çıkmadan önce ilk ödemeyi yapar. Faaliyet dönemi sonunda, yararlanıcı tarafından ofise teslim edilen iş planı, katılım sertifikası ve seyahat giderini gösterir belgeler birlikte değerlendirilerek ikinci ödeme miktarı belirlenir.
İkinci ödemenin yapılabilmesi için personelin faaliyet nihai raporunu ofise teslim etmesi şarttır. Seyahat giderleri farklı bir para birimi üzerinden ise, kur çevrimi yükseköğretim kurumu ile Merkez arasında imzalanan sözleşmede belirtildiği şekilde yapılarak “€” cinsinden ödeme yapılır.
Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da karsı kurumdan kişinin görevinin gerektirdiği bir eğitim alındığı belgelenemeyen günler için hibe ödemesi yapılmaz.
Seyahatin ekonomik seyahat alternatifleri kullanılarak gerçekleştirilmiş olması gerekir. Aksi takdirde ilgili gider uygun seyahat gideri olarak kabul edilmez.
Şehir içi ulaşıma ait seyahat giderleri karşılanmaz. Kişi bu giderlerini kendisine verilen günlük/haftalık hibeden karşılamak durumundadır.
Toplu tasıma araçlarını kullanmayıp, kendi özel aracı ile ulaşımını sağlayan personele fatura karşılığında benzin ücreti ödenmez.

 Gerekli belgeler ekte yer almaktadır.

Ek Dosyalar
Bu içerik 11.04.2013 tarihinde yayınlandı ve toplam 883 kez okundu.